数据不准确，问题在哪？

——张国祥老师答网友问

最近收到网上留言一条，如何回答有点棘手。留言内容如下：

张老师您好：

我司是给超市送货的小物流公司，只有２，３辆车，但是库房数据和办公室数据总是不准，请问库房和办公室的工作流程该怎样配合就不会有错了。谢谢！

尊敬的网友：你好！

回答你的问题之前，我倒是要先请教你几个问题；

1、 贵公司到底有几辆车？是二辆，还是三辆？不可能是二点三辆吧？

2、 贵公司库房的数据是如何传递到办公室的？应该是报表传递吧？如果是电子传递就不应该出现差异了。

3、 库房数据与办公室数据不一致体现在哪一方面？是库房数据比实际多了，还是办公室数据比库房少了？ 

4、 数据差异是客户发现的？还是我们自己发现的？

5、 库房数据是不是送货数量？它是否就是我们与客户结算货款的依据？

只有清楚以上内容，我才能给你提供恰当建议。由于无法与你直接交流，我尝试自问自答，看能不能找到你要的答案。

我们从第五个问题开始反推，如果库房数据就是送货数量，那就应该以客户签收为准。库房人员每天将客户签收的单据存根联留存备查，另将客户签收的结账联传递给办公室人员，办公室人员据此统计数量，月底以此为据和客户对单结账。如果对账出现差异，则与库房人员统计核实，两者一致，则说明差错在客户；两者不一致，说明差错在自己。按照常理，办公室数据应该是以库房数据为准的。为了避免传递单据丢失，我们建议库房人员将每天的客户签收单据上交办公室的同时，将全部单据编号用清单列表，让办公室接收人员签字签收。如果不出现单据丢失，库房与办公室的数据是不应该出现差异的。即使出现差错，查找也很容易。那就很可能是粗心大意，二、三不分，或者是计算马虎出错了。

这个推理过程就是库房与办公室数据传递的流程。遵守流程可以让你们很容易发现错误，但不一定就能保证不出差错。实施流程的毕竟是人。如果大家没有养成良好的工作习惯，做事凭感觉，估大概，错误就会紧跟而来。

第一问可能让你看了很不舒服，但你给我传导的信息就是你们习惯于凭感觉、习惯于差不多，没有严谨细致的习惯。故此特意提醒你和贵公司的同事们高度重视“认真”二字，否则库房与办公室数据不准的问题就永远不能解决。

不知以上回答是否令你满意？如果推断有误，请你继续留言，或告知更多详细情况，以便我的回答有的放矢。

祝工作顺利！ 

你的朋友：张国祥

2011/8/6