行政管理系统规划案例：服务共享中心

高虎/文

【以下案例、信息均为虚构，仅供管理交流】

一、服务对接、服务范围及交付成果（仅选取几个常用功能模块）

1.       公司注册

1.1.  服务对接人：XXX

1.2.  服务范围：

1.2.1.   在内部调剂使用公司注册资源

1.2.2.   开办新公司时起名/核名

1.2.3.   公司注册/证照/印章办理

1.2.4.   开设基本账户

1.2.5.   办理公司年审/变更/迁移/注销

1.2.6.   重要档案的存放管理

1.3.  交付成果：

1.3.1.   新设公司整套资料（电子文档/纸质文档/实物）

1.3.2.   公司变更整套资料（电子文档/纸质文档/实物）

1.3.3.   重要档案存放、登记管理

2.       品牌对接

2.1.  服务对接人：XXX

2.2.  服务范围：

2.2.1.   注册及维护公司域名

2.2.2.   设计LOGO和VI

2.2.3.   设计及制作网站

2.2.4.   设计及制作宣传画册

2.2.5.   设计就制作名片

2.2.6.   设计及制作其他印刷品

2.2.7.   背景墙、门牌、标识设计与制作

2.3.  交付成果

2.3.1.   品牌设计全套交付文档

2.3.2.   企业网站

2.3.3.   品牌设计交付实物（名片、画册、背景墙等）

3.       办公场所

3.1.  服务对接人：XXX

3.2.  服务范围：

3.2.1.   租赁办公室

3.2.2.   办公室装修改造、门禁、监控安装

3.2.3.   采购、配置办公家具

3.2.4.   采购、配置办公设备、电子IT设备和网络

3.2.5.   采购、配置办公物资

3.2.6.   招聘、培训办公室运营人员

3.2.7.   采购、配置保洁、绿植、安保服务

3.2.8.   IT网络与硬件维保

3.2.9.   办公环境、设施、设备维保

3.2.10.     日常办公用品采购、配置

3.2.11.     办公日常费用处理

3.3.  交付成果

3.3.1.   整套办公场所办公功能齐全、运行良好

3.3.2.   办公场所管理人员到位并开展工作

3.3.3.   资产交接清册和办公场所信息表

4.       商务接待

4.1.  服务对接人：XXX

4.2.  服务范围：

4.2.1.   组织、安排公司各类庆典

4.2.2.   组织、安排商务接待活动

4.2.3.   商务接待所需酒店住宿安排

4.2.4.   商务接待所需餐饮、会所安排

4.2.5.   商务接待所需车辆安排

4.3.  交付成果：

4.3.1.   顺利并符合预期完成各类活动

4.3.2.   各类需求满足，服务过程良好

5.       办公信息化

5.1.  服务对接人：XXX

5.2.  服务范围：

5.2.1.   安装财务、客户管理、销售、HR、OA等办公应用系统

5.2.2.   提供内部客户操作指南和账号分配

5.3.  交付成果：

5.3.1.   完成的应用系统安装记录

5.3.2.   内部客户操作指南手册

6.       制度管理

6.1.  服务对接人：XXX

6.2.  服务范围：提供整体管理制度手册和重点规则培训指南

6.3.  交付成果：管理制度手册、办公场所服务指南

7.       BP人员招募、培训与输出

7.1.  服务对接人：XXX

7.2.  服务范围：

7.2.1.   BP人员内外部招募选拔、评估

7.2.2.   BP人员培训与实操训练

7.2.3.   BP人员推荐及工作表现跟踪

7.3.  交付成果：合格的BP人员人选

8.       整体服务解决方案

8.1.  服务对接人：XXX、XXX

8.2.  服务范围：新设公司全方位服务支持。

8.3.  交付成果：交付整套完整可运营的公司资源，给公司内部客户开展业务。

二、业务接单及运作流程

1.       服务团队获取需求

1.1.  需求提出人（内部客户）：

1.1.1.   子公司：投资人（提出）

1.1.2.   子公司：合伙人（发起）、投资人（同意并提出）

1.2.  需求提出及处理流程：

1.2.1.   需求提出人（提出）→服务团队负责人（识别、处理）→需求提出人（书面确认）→服务团队服务对接人（提供解决方案）

1.3.  交付物：

1.3.1.   需求确认书（示例：公司注册需求确认书/品牌设计需求确认书/办公场所运营需求确认书/新设公司需求确认书）

1.4.  核心处置原则：

1.4.1.   需求应当明确，输出标准化

1.4.2.   需求应当获得提出人书面确认

2.       服务团队提供解决方案

2.1.  解决方案制定者：服务团队负责人、模块服务对接人

2.2.  解决方案流转程序：

2.2.1.   模块服务对接人（编制）→服务团队（内部讨论）→服务团队负责人（确认）→内部客户（即合伙人和投资人，一次确认）→服务团队负责人（修改、调整）→内部客户（最终确认）

2.3.  交付物

2.3.1.   针对需求形成的解决方案（步骤、交付物、计划）

2.3.2.   产品或服务采购清单

2.3.3.   费用预算表

2.4.  核心处置原则

2.4.1.   计划、交付物、费用同步确认原则

2.4.2.   动态变更沟通及调整原则

3.       服务确认与固化

3.1.  关联责任人及分工：

3.1.1.   投资人、合伙人：确认方案、计划、合同

3.1.2.   法务人员：合同审核、其他风控

3.1.3.   服务团队：资源整合与对接

3.1.4.   机要部门：提供相应机要资源的使用审核与支持

3.1.5.   财务部门：提供相应财务资源的使用审核与支持

3.2.  服务确认和固化流程

3.2.1.   服务团队（供应商确定、报价、合同）→法务人员（审核）→合伙人（审核）→投资人（同意）→机要部门（用印、存档）→财务部门（备案）

3.3.  交付物：相关的合同、任务确认书（不需要签订合同的情况下）

3.4.  核心处置原则：合同（或任务确认书）三方备案，合伙人/机要部门/财务部门

4.       实施

4.1.  实施角色分工

4.1.1.   服务团队：服务提供者

4.1.2.   合伙人或其委托人：服务验收者

4.2.  实施及验收流程

4.2.1.   服务团队（根据合同采购或实施）→合伙人或委托人（初步验收）→服务团队（整改）→合伙人或委托人（确认）→服务团队（列入资产清册）→财务部门（备案）

4.3.  交付物：

4.3.1.   实物及实物运行状态

4.3.2.   服务状态

4.3.3.   送货单、入库单、签领单、验收单、资产清册

4.4.  核心处置原则：

4.4.1.   实物采购必须经送货、入库、签领程序，有相关表单

4.4.2.   服务采购必须验收

4.4.3.   资产登记、标贴

5.       付款、结算

5.1.  付款条件

5.1.1.   盖章合同

5.1.2.   送货单、入库单、签领单、验收单、资产清册

5.2.  付款程序

5.2.1.   服务团队（发起）→财务部门（初步审核）→合伙人（审核）→投资人（同意）→财务部门（审核、执行）

三、核算方式

1.       服务标准及清单制定原则

1.1.  服务项目划分原则：边界清晰，核心价值明确（内部客户认为有用的事情）

1.2.  服务标准确定原则：结果导向；交付物导向；使用价值导向（内部客户认为有用的成果）

1.3.  计价原则：低于市场价+劳务费用=行政服务项目价格（内部客户认为值得而愿意支付）

2.       服务标准及清单（各类公司不同，区别较大，简单示例）

2.1.  公司注册管理模块服务

2.2.  品牌设计管理模块服务

2.3.  办公场所运营管理模块服务

3.       服务团队收支计算逻辑

3.1.  收入：在费用预算控制范围内，按计费标准记入行政服务团队的收入项。

3.2.  支出：行政服务团队的日常人员、物资费用开支

3.3.  利润：按月核算，当月收入-当月支出=行政服务团队的虚拟利润（考核与激励的基础数据）

四、某行政服务团队服务共享中心推广资料

助力起航服务中心简介

1.基本信息

助力起航服务中心，隶属集团本部，致力于集团旗下各企业提供公司注册、品牌设计、办公场所运营和商务接待等行政基础配套服务。助力起航以提供整体解决方案满足企业行政基础配套需求，为企业发展解决后顾之忧。

全称：助力起航服务中心

地址：（略）

电话/微信/内部ID/邮箱：（略）

2.服务定位

助力起航服务中心将传统行政服务工作模块化，采用标准化、精细化的项目管理机制，确保提供符合客户预期的交付成果。

助力起航管理面向集团下属企业，尤其各类初创型企业，通过识别客户需求，定制分模块方案或整体解决方案，对接、协调各项资源，满足内部客户对公司筹备期、运营期的各项行政服务和基础配套需求。

助力起航管理，集团行政基础配套服务方案供应商！

3.服务范围

助力起航服务中心服务范围包括：基础服务和增值服务

基础服务满足客户基本需求；增值服务则以低成本，满足客户对管理方面的更高需求。

3.1基础服务产品：

①产品编号XXX-XX公司注册服务，包括：新公司起名/核名；公司注册/证照/印章办理；开设基本账户；办理公司年审/变更/迁移/注销；档案存放保管。

②产品编号XXX-XX品牌设计服务，包括：注册及维护公司域名；设计公司LOGO和VI；设计及制作公司网站；设计及制作公司宣传画册、名片等印刷品；办公办公场所背景墙、门牌、标识设计与制作。

③产品编号XXX-XX办公场所运营服务，包括：租赁办公室及装修改造；采购、配置办公家具、IT设备和各类办公物资；招聘、培训办公室运营人员；采购、配置保洁、绿植、安保服务；IT网络与硬件维保；办公环境、设施、设备维保；日常办公用品采购、配置；办公日常费用处理。

④产品编号XXX-XX商务接待服务，包括：组织、安排公司活动庆典；商务接待所需酒店住宿安排；商务接待所需餐饮、会所安排；商务接待所需车辆安排；组织、安排商务接待活动。

⑤产品编号XXX-XX整体解决方案，即：通过对新设公司在公司注册、品牌设计、办公场所安排等全方位支持，最终交付完整可运营的公司，供客户开展业务。

3.2增值服务产品（产品编号XXX-XX）

信息化系统服务，提供接入集团OA平台，共享审批流、电子邮件、公文、督办等信息化办公服务。

系统管理制度，通过系统的行政管理制度模板，建立公司运营的基础行政规则。

BP人员招募、培训，提供运营人员招募服务，负责到岗人员在确保行政基础工作方面的培训。

4.服务流程

①需求确认：与客户全面对接，深入了解需求，形成《需求确认书》，签字确认。

②提供解决方案：针对客户需求，形成《服务解决方案》，包括预算和计划，与客户讨论、确认。

③服务确认：确认服务内容、价格、周期等，签订服务协议及以客户名义签订的外包协议。

④服务实施：根据协议实施服务、协调资源，向客户提供符合要求的交付成果。

⑤结算：服务验收及确认，外包协议结算，服务协议结算。

5.服务团队介绍

①管理人介绍：来自于知名大型企业的行政模块负责人，二十余年丰富的行政管理经验，背景公司包括：大型综合企业集团、知名房地产企业、服务连锁企业、酒店及餐饮企业等。（管理人图片）

②团队介绍：在各领域内拥有一定专业能力和丰富资源的年轻人士，服务经验理念良好。（团队图片）

6.服务案例

①公司注册案例

②品牌设计案例（案例图片）

③办公场所运营案例（办公场所图片）

7.助力起航优势

整合资源，方案对接，投资人、合伙人省时、省心、省力！

货真价实，简单快捷，服务放心可靠！